trigger
el evento que arranca el workflow. ejemplos: contact created, form submitted, mensaje recibido whatsapp, opportunity stage changed, birthday reminder. cada workflow tiene 1 trigger.
automation core
workflows en gohighlevel.
triggers + actions + conditions + waits + goal events = automation real. cross-canal nativo (email + sms + whatsapp + voice) en un solo flow. plus ai builder que genera workflows describiendo el goal en lenguaje natural.
anatomía
5 building blocks.
cualquier workflow ghl es la combinación de estos 5 elementos. una vez que entendés esto, podés diseñar workflows arbitrariamente complejos.
action
lo que el workflow hace. ejemplos: send email, send sms, add tag, move to pipeline stage, create opportunity, send webhook. encadenas tantas actions como quieras.
condition (if/else)
bifurca el flujo según data del contact. ejemplo: si país = mx → workflow a, si país = us → workflow b. anidás conditions hasta donde necesites.
wait
pausa el workflow x minutos/horas/días antes de la siguiente action. el secreto de los nurturing flows — sin waits, todo se manda al instante.
goal event
condición de éxito. cuando el contact cumple el goal (ej: hace una compra), saca al contact del workflow auto. evita seguir mandando follow-up a quien ya convirtió.
10 triggers más usados
cómo arranca tu workflow.
cada workflow se dispara por un evento. estos son los 10 triggers que cubren ~90% de los workflows típicos. lista completa en ghl docs · workflow triggers ↗.
contact created
lead nuevo entra al crm desde cualquier source
form submitted
lead llena un formulario en site / landing / funnel
whatsapp message in
contact responde un mensaje de whatsapp (con keyword opcional)
opportunity stage
lead se mueve a un stage específico de tu pipeline
tag added/removed
otro workflow tagea al contact → este se dispara
click to whatsapp ad
lead clickea ad meta → ventana 72h en lugar de 24h
invoice paid
cliente paga vía stripe / paypal / mp · post-purchase auto
appointment booked
lead agenda una cita en tu calendar · pre/post cita workflows
birthday reminder
cumpleaños del contact · perfecto para promos personalizadas
no activity for x days
re-engagement automation · "te extrañamos"
10 actions core
qué hace el workflow.
cada step del workflow es una action. encadenadas, automatizan desde "lead llega" hasta "venta cerrada". lista completa: ghl docs · workflow actions ↗.
send email
plantilla aprobada o html custom · personalización con variables
send sms
mensaje texto via twilio · respeta opt-in y compliance
send whatsapp
plantilla approved meta o freeform si está en ventana 24h
send voice (ai)
llamada con voice ai · agenda citas, califica leads, deja voicemail
add/remove tag
organizar contacts dinámicamente · disparar otros workflows
create opportunity
crea oportunidad en pipeline con valor estimado
move pipeline stage
avanzá al lead en el pipeline según comportamiento
webhook (api call)
integración con cualquier sistema externo · post/get/put
ai response
genera respuesta con gpt-4 / claude usando knowledge base
assign to user
asigna conversación a un agente con rules (round-robin, skill)
vs zapier
workflows ghl vs zapier.
zapier es excelente para conectar apps externas. workflows ghl son excelentes para automation dentro del stack ghl. son complementarios — pero saber cuál usar cuándo ahorra plata.
feature
workflows ghl
zapier
pricing
incluido en plan ghl ($97+)
$30-100/mes addon
apps integradas
50+ ghl-native + cualquiera vía webhook
+5,000 apps
multi-step + branching
✓ visual builder
✓ pero limitado en plans bajos
data del crm como context
✓ nativo (mismo db)
requiere zap setup por field
ai builder (natural language)
✓ workflow ai (gratis)
✗ no nativo
send email / sms / whatsapp
✓ nativo + cobro pasthrough
requiere apps separadas (mailchimp + twilio + etc)
velocidad ejecución
instantánea (mismo sistema)
5-15 min delay típico
cuando algo se rompe
ghl mantiene · solo afecta tu workflow
cualquier app cambia api → tu zap se rompe
ideal para
workflows dentro del stack ghl
integración con apps fuera de ghl
fuentes: ghl workflows intro ↗ · ghl workflow ai builder ↗ · ghl workflow walkthrough ↗
4 plantillas lead → asignación agenda → recall 60 días sin activity pago → onboarding
workflows que cierran ventas.
4 patterns reales que cubren 80% de los casos pyme/agencia. cada uno lo armás en 15-30 min y queda corriendo solo.
qualifier de leads
- 1 trigger: form submitted
- 2 condition: presupuesto > $5k
- 3 sí → assign to senior · no → nurturing
- 4 tag: qualified / unqualified
- 5 send notification a sales
recordatorio cita
- 1 trigger: appointment booked
- 2 wait: 24h antes
- 3 send sms recordatorio
- 4 wait: 1h antes
- 5 send whatsapp con ubicación + parking
win-back inactivo
- 1 trigger: no activity 60 días
- 2 send email "te extrañamos"
- 3 wait: 5 días
- 4 condition: ¿abrió email?
- 5 sí → re-asignar / no → tag "lost"
post-purchase nurturing
- 1 trigger: invoice paid
- 2 send email confirmación + factura
- 3 wait: 2h · send acceso al producto
- 4 wait: 7 días · pedir review
- 5 wait: 30 días · upsell
honestidad
qué sí y qué no.
workflows ghl son potentes pero no son zapier. estas son las trade-offs reales — saberlas evita armar algo que después se complique.
- apps integradas nativas son ~50 (zapier tiene +5,000 vía marketplace)
- editor visual menos pulido que make.com (visualmente más simple)
- sin time travel debugging (no podés rewind un workflow que ya corrió)
- ai builder a veces genera workflows que parecen correctos pero tienen lógica sutil mal
- todos los datos del crm disponibles como context sin setup
- cross-canal nativo (email + sms + whatsapp + voice en un workflow)
- incluido en plan ghl (vs $30-100/mes de zapier)
- workflow ai builder gratis · sin consumir créditos
dudas comunes
las preguntas que llegan.
¿cuál es el límite de actions por workflow?
no hay límite explícito de pasos por workflow. workflows con 50+ actions funcionan, los con 100+ se vuelven difíciles de mantener. el límite real es: ¿podés explicarlo en una conversación? si la respuesta es no, divide en multiple workflows encadenados con tags. (source: ghl workflows intro ↗)
¿workflow ai builder funciona bien?
sí, sorprendentemente bien. describes el goal en lenguaje natural ("workflow para enviar recordatorio sms 24h antes de cita y whatsapp 1h antes con la ubicación") y la ai genera la estructura completa con triggers, actions, conditions y waits (source: workflow ai builder ↗). gratis · no consume créditos ai. revisas y ajustás.
¿cuándo conviene zapier en lugar de workflow ghl?
cuando necesitás integrar con app específica que ghl no soporta nativo (ej: notion, airtable, herramienta de nicho). para todo lo que ya está en ghl (email, sms, whatsapp, crm, calendars, stripe), workflow ghl es 10x más rápido y barato. la regla: si las dos puntas del flow viven en ghl → workflow nativo; si una punta es app externa → zapier o webhook directo.
¿se pueden testear sin afectar producción?
sí. cada workflow tiene modo "draft" donde podés ejecutar manualmente con un contact específico, ver cada paso ejecutándose en tiempo real, debuggear errores. cuando funciona, lo activás. también podés filtrar el trigger por "test contact = true" para que solo aplique a contacts de prueba durante development.
¿se pueden compartir workflows entre clientes (saas mode)?
sí. desde agency view exportás workflow como snapshot. importás en cualquier sub-account de cliente. mantienes una librería central de "playbooks" reutilizables (qualifier, recovery, nurturing, etc.) que aplicás a cada cliente nuevo en 5 minutos. core feature de saas mode.
¿qué pasa con los waits muy largos (30+ días)?
soportado · workflows pueden tener waits de hasta 999 días. los contacts quedan "en espera" en el workflow hasta que el wait termina. peligro: si el contact ya no es relevante (compró, churn, opt-out), seguir mandando follow-up es contraproducente. solución: setear goal events que saquen al contact del workflow auto cuando ya cumplió el objetivo.
¿integración con webhook → mi sistema custom?
sí. action "webhook" hace post/get/put a cualquier url con json/form payload. trigger "webhook in" recibe data desde tu sistema externo. ideal para sincronizar con db propia, dashboards custom, o disparar workflows desde eventos en tu app. (source: lista completa de actions ↗)
¿reportes de ejecución?
sí. cada workflow tiene execution log con: enrolled, completed, exited (por goal o tag), errored. detalle por contact: qué pasos ejecutó, en qué momento, si algún action falló. para debugging y optimization continua. (source: workflow builder walkthrough ↗)
siguiente paso
tu workflow ya corre solo. ¿qué sigue?
¿le damos al primer workflow?
trial 30 días + 5 workflows pre-armados (qualifier, recordatorios, nurturing, post-purchase, win-back). live en 30 minutos.
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